Le retour d'expérience de la communauté de Toumaï fournit les pistes et les conseils pratiques ci-dessous pour la mise en œuvre d'openIMIS.

Planification et préparatifs

Au cours de l'étude de faisabilité et de la planification préliminaire, les facteurs clés suivants aideront à déterminer si les circonstances sont propices à une mise en œuvre réussie d'openIMIS.
● Un environnement favorable aux logiciels libres. De nombreux gouvernements sont réticents à adopter des technologies qui utilisent des logiciels libres. Les études de faisabilité devraient tenir compte de tout obstacle potentiel à l'adoption d'approches à code source ouvert. Les équipes projet sont encouragées à collaborer avec les organismes gouvernementaux pour répondre à leurs préoccupations et obtenir leur soutien.
● L'hébergement des données. De nombreux pays n'ont pas la capacité d'héberger les données des personnes sur des serveurs sécurisés. Néanmoins, beaucoup ont adopté des politiques de propriété des données qui interdisent l'hébergement de données gouvernementales/individuelles en dehors de leur territoire. Puisqu'il peut être nécessaire d'héberger des données sur des serveurs sécurisés à l'étranger, en particulier pendant la phase de mise en œuvre, les décisions concernant l'hébergement des données doivent être abordées dès le départ.
● Un besoin manifeste. Tous les niveaux de l'organisation (ou des organisations) chargée de la mise en œuvre doivent comprendre l'utilité et la nécessité d'un système de gestion de l'information pour qu'openIMIS ait un impact maximal. L'engagement et l'adhésion de la direction et du personnel sont déterminants au stade de la mise en œuvre.
● Manuel utilisateur de l'assurance. Un manuel complet et actualisé des procédures et des spécifications du produit d'assurance maladie est nécessaire, y compris des rôles clairement définis pour toutes les parties prenantes. Ce niveau de clarté est essentiel pour garantir une mise en œuvre bien configurée et largement adoptée du logiciel.
● Capacité et formation. Le personnel clé devra être formé au fonctionnement et à la gestion du logiciel au stade de la mise en œuvre. En outre, un ou plusieurs administrateurs dédiés seront nécessaires pour gérer les accès et saisir les données de manière continue. Il est crucial de veiller à ce que plus d'un membre du personnel soit formé et à l'aise avec la plateforme pour que l'accès et l'utilisation ne soient pas interrompus à un moment donné.
● Équipement informatique. La mise en œuvre d'openIMIS nécessite un terminal informatique dédié à la gestion technique (enregistrement des opérations liées aux prestations de l'assurance maladie, génération d'indicateurs de santé publique, suivi et évaluation, etc.) et un autre terminal informatique dédié aux tâches administratives, notamment la saisie et la gestion des données. Dans les cas où les terminaux informatiques utilisés exploitent également des logiciels importants (par exemple DHIS2, EMR, Sage), une évaluation de leur capacité sera nécessaire. Des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables, des tablettes ou des smartphones supplémentaires sont également nécessaires pour les opérations hors ligne, sujets aux spécifications minimales notées ci-dessous.
● Infrastructure technique. Une attention particulière doit être accordée à l'infrastructure technique nécessaire à une mise en œuvre d'openIMIS. Les exigences incluent :
❖ Un approvisionnement fiable en électricité
❖ Une connexion Internet stable pour saisir en ligne les transactions et télécharger les saisies effectuées hors ligne.
❖ Une couverture de réseau mobile pour la communication entre les utilisateurs (par exemple, les groupes WhatsApp), en particulier pendant les blocages et les coupures d'Internet.
● Sécurité financière. Un budget de fonctionnement suffisant, englobant la structure entière utilisant openIMIS, est essentiel. Dans l'idéal, cela garantirait le financement de l'initiative pendant au moins trois ans, laissant le temps pour la formation du personnel, la mise en œuvre du logiciel, le suivi et l'évaluation. En outre, lorsque cela est possible, le budget devrait permettre le paiement de 'primes de motivation' aux utilisateurs de l'application, notamment au cours des premières étapes de la mise en œuvre pendant lesquelles les gains d'efficacité sont moins visibles ou mesurables.

Rôles et responsabilités

Les parties prenantes et les acteurs concernés par la mise en œuvre d'openIMIS auront divers rôles et responsabilités, comme suit :

Gouvernement

● S'assurer que l'environnement législatif est favorable aux applications libres et à l'hébergement de données.
● Allouer des ressources humaines au sein des structures publiques utilisant openIMIS.
● Maintenir l'interopérabilité d'openIMIS avec d'autres logiciels utilisés au niveau national.
● Fournir les équipements et les infrastructures nécessaires.

Prestataire d'assurance santé

● Affecter suffisamment de personnel possédant les compétences nécessaires pour mettre en œuvre openIMIS, apporter un soutien aux et gérer les utilisateurs. Une équipe de quatre personnes est recommandée : un informaticien, un évaluateur de risques (ayant parcours dans les assurances et/ou le financement de la santé), un conseiller médical et un spécialiste du suivi et de l'évaluation.

Système de soins de santé national

● Réserver un minimum de deux membres du personnel (par système) pour faire fonctionner openIMIS, plus le matériel et l'infrastructure (c'est-à-dire ordinateur, smartphones, électricité, Internet).

Partenaire technique et financier

● Contrôler la qualité des réponses fournies par le système et évaluer l'adéquation de ces réponses aux besoins du système.
● Apporter un soutien financier pour l'équipement, la formation, l'hébergement, les coûts de fonctionnement.

Élaboration d'une procédure opérationnelle normalisée

Les intervenants principaux et les parties prenantes clés doivent prendre en compte certains aspects incontournables lors de la définition des processus et du développement d'une procédure opérationnelle normalisée. Ces aspects relèvent des caractéristiques du produit d'assurance et incluent les prestations médicales prises en charge, les prix, l'adhésion, les modalités de la contribution, les services, le copaiement, la tarification, la facturation, les outils de gestion etc.

Expertise technique

L'utilisation optimale du logiciel openIMIS nécessite une assistance technique spécialisée à toutes les étapes de la mise en œuvre et tout au long de son fonctionnement. Cela permettra d'obtenir un impact maximal pour le système de santé. L'assistance technique et l'expertise requises comprendront probablement :
● Une formation initiale approfondie. Pour réussir, les programmes de formation devront garantir la qualité des formateurs et des intervenants externes, un calendrier de formation soigneusement équilibré, une pédagogie appropriée, des groupes de stagiaires de taille gérable, des infrastructures suffisantes (espaces de formation, électricité, accès aux ordinateurs, etc.) et des supports de formation adaptés.
● Journaux et tenue d'archives. Une fois opérationnels, les systèmes openIMIS doivent intégrer un journal de bord (physique ou numérique) pour consigner l'utilisation, les problèmes techniques, les défis et les résolutions.
● Réunions et bilans. Des réunions régulières devraient être programmées pour que le personnel clé fasse le point et prenne contact avec l'équipe d'assistance technique. Les séances de contrôle proactives permettent de signaler rapidement les problèmes techniques ou opérationnels et de garantir une résolution rapide.
● Formation continue. Des sessions régulières de remise à niveau pour l'ensemble du personnel clé, ainsi que des programmes de formation pour les nouvelles recrues, sont essentiels pour garantir l'utilisation optimale du système tout au long du processus.
● Soutien de la communauté. Les plateformes de média sociaux (par exemple, Facebook ou WhatsApp) constituent un moyen rapide et efficace pour les utilisateurs de partager leurs expériences et d'améliorer leurs propres pratiques.

Inscription des bénéficiaires

Les codes QR sont utilisés pour identifier les personnes inscrites dans les programmes d'assurance que soutient openIMIS. Chaque utilisateur se voit attribuer un numéro unique qui est imprimé sous forme de code QR sur sa carte d'adhésion au moment de l'inscription. Les codes QR peuvent être lus par le responsable de l'inscription ou par le personnel de l'établissement de santé grâce à l'application mobile openIMIS, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les risques d'erreur. Il existe à l'heure actuelle deux approches pour fournir des cartes de membre aux bénéficiaires :
Les cartes préimprimées. Les agents d'inscription reçoivent des cartes de membre avec des codes QR préimprimés. Les informations relatives au bénéficiaire sont saisies dans la plateforme openIMIS au moment de l'inscription - ce qui permet de relier le membre à la carte et au code QR - et la carte de membre est remise au bénéficiaire. Cette approche est rapide et efficace, mais elle dépend fortement d'agents d'inscription honnêtes et professionnels.

Cartes sur mesure. Les agents d'inscription saisissent les informations relatives au bénéficiaire dans le système openIMIS, qui génère une carte de membre et un code QR sur mesure. Les cartes sont ensuite envoyées par la poste ou livrées aux membres. Il est également possible de produire des cartes électroniques (en utilisant des puces au lieu des codes QR) lors de la création de cartes sur mesure, mais cela entraîne des coûts importants. L'approche sur mesure est fiable - création d'une carte et d'un code au moment de l'inscription - mais il faut plus de temps pour que les bénéficiaires reçoivent leur carte.

Spécifications matérielles

Configuration minimale requise pour un ordinateur de bureau et un ordinateur portable :
Windows Server 2016
CPU à double cœur
8 Go de RAM
Disque dur de 100 Go
Configuration minimale requise pour un smartphone ou une tablette :
Android 9
Processeur quadricœur 64 bits (minimum A53, 1.0GHz)
512 Mo de RAM
2 Go de stockage