Starter Kit Toumai

Owned by Daniella Majakari
Last updated: Jan 25, 2023 by Marco Kalin
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Bienvenue sur la page Starter Kit Toumai, qui contient des informations utiles, resources de formation et des outils pour commencer à utiliser et installer openIMIS dans votre pays. Nous avons compilé ces resources dans le but de fournir un guide complet pour une vue d’ensemble sur la mise en oeuvre et l’utilisation du logiciel, et comment l’adapter à votre contexte.

openIMIS est un application pour traiter les informations de financement de la santé. Le logiciel connecte les données des adhérents, des fournisseurs, et des payeurs pour la géstion des adhésions et des demandes de remboursement.

Ce guide est composé de cinq étapes clés:

Chaque étapes contient différentes resources pour s’approprier l’outil, savoir comment le mettre en oeuvre et soutenir les utilisateurs finaux.

Il est important de savoir que tout en fournissant des recommandations pour l’approche de mise en oeuvre, l’Inititiative Globale openIMIS ne met pas en oeuvre directement le logiciel. L’Initiative se concentre sur le développement et la maintenance du logiciel, la création de la communauté open source et la promotion d’openIMIS en tant qu’une option open source pour le financement de la santé dans les pays à faibles revenues. L’Initiaitve fournit gratuitement le logiciel, ainsi que des conseils et du matériel de renforcement des capacités sur le processus de mise en oeuvre. Elle ne fournit pas de soutien direct pour la définition des exigences au niveau des pas ou les coûts opérationnels liés à l’utilisation du système. Votre organisation devra investir ou trouver des partenaires pour faire progresser l’adoption d’openIMIS dans votre régime.

Bien qu'à l’heure actuelle, l’Initiative Globale offe une opportunité de financement pour soutenir les opérateurs de programme dans tout pays adoptant openIMIS via le “Catalytic Implementation Fund”. Si vous êtes éligible à ce soutien, l’Initiative entreprendra une évaluation de faisabilité pour analyser la manière dont openIMIS pourrait être mis en oeuvre dans votre contexte et fournira un rapport d'évaluation qui vous aidera, ainsi que le Fonds, à comprendre comment déployer openIMIS

 

1. Introduction générale à openIMIS

Lors de la mise en oeuvre d’openIMIS, il est important d’avoir une vue d’ensemble pour voir où la politique, les processus, la pratique et la technologie se rejoignent. Cette vue holistique vous permettre d'évaluer quels types de changements (politique, processus ou technologie) doit se produir à chaque niveau du processus de mise en oeuvre et comment ceux-ci s’influencent les uns les autres. Il est aussi important qu’au moin une personne de l'équipe de mise en oeuvre ait une très bonne compréhension de l’outil dès le début du processus pour pouvoir guider la mise en oeuvre d’une manière efficace et gérer les attentes, d’où l’utilité de se former en tant que point focal avec ce guide. Des décisions peuvent alors être prises sur l’approche de la mise en oeuvre d’openIMIS (conception et planification), ce qui aura un impact sur les exigences de personnalisation/configuration ainsi que sur les délais et le budget du projet.

Dans le contexte d’openIMIS, nous recommandons que la mise en oeuvre comprenne: la planification des ressources, l’analyse des procédures et les flux de travail, le déploiement du système openIMIS, la formation/renforcement des capacités et lagestion d'évantuels changement.

Pour une première introduction générale à openIMIS, nous recommandons, que vous consultez ces resources:

 

2. Comment utiliser le logiciel

Une fois que la phase d’introduction est accomplie, le point focale a les notions de bases pour comprendre wen quoi consiste le logiciel et la communauté globale. La prochaine étape est de vraiment s’approprier l’outil et savoir comment l’utiliser. La méthode la plus efficace à ce stade c’est l’entraînement. Il faut passer du temps à tester les fonctionnalités, à entrer des familles, à créer des prestationas, de faire le processus de vérification, de générer des rapports et vérifier les résultats etc. Pour se faire, le démo server a un accès ouvert au public pour tester le système. Vous êtes libre de faire des ajouts ou modifications à la base de données existantes, qui sera restauré à son état d’oirigne à la fin de chaque semaine. Il y a même un script à suivre pour le serveur démo qui décrit en détail toutes les étapes pour s’entraîner. Le manuel utilisateur est aussi important pour s’approprer l’outil. Il décrit en détail chaque champs et bouton qui se trouve dans openIMIS. Il est aussi accessible directement depuis l’instance openIMIS en haut de page, en cliquant sur le symbol “?”.

 

3. Mise en oeuvre d’openIMIS

Le système openIMIS est bien sûre un logiciel qu’il faut apprendre à maîtriser pour son utilisation mais il y a toute la phase de mise en oeuvre qui nécessite des efforts au-delà du domaine IT. Cette section décrit les différentes étapes, avec des resources, pour se préparer et s’informater sur comment mettre en oeuvre un logiciel dans le domaine du financement de la santé, en particulier openIMIS.

Nous avons fourni des étapes de mise en place d’openIMIS pour donner plus d’information sur comment déployer le logiciel dans un pays. Les étapes de mise en oeuvre font partie d’une approche idéale que nous proposons. Certaines étapes peuvent être entrprise en parallèle, mais idéalement, les étapes d'évaluation, de planification, d’adaptation, de pilot et de mise à l'échelle doivent être entreprises dans l’orde indiqué.

Les étapes vont au-delà de la simple personnalisation et mise en oeuvre du logiciel openIMIS. Elles concernent également d’autres facteurs qui ont un impact sur le calendrier de mise en place, avant l'introduction du logiciel. Ces facteurs incluent, mais ne sont pas limités à:

  • L'échelle du déploiement (communautés, villages, régions, pays)

  • Le nombre d’acteurs impliqués dans la mise en oeuvre

  • La mise en place de poliques appropriées et du régime (l'entité légale d’assurance par exemple)

  • Raisons politiques

  • Questions d’approvisionnement

Il est donc difficile de proposer un délai idéal fixe pour le déploiement du logiciel.

Examples de délais et de facteurs de déploiement

En Tanzanie, le système à été intriduit dans une résion (sept districts) par étapes à partir de 2012, puis mis à l'échelle au cours de l’année 2013. Le régime d’assurance continue d'évoluer avec l’inclusion de nouveaux modules développés conduisant à une itération continue des étapes de mise en oeuvre. En 2016, dans un délai d’environ quatre à six mois (y comrpis la saisie des données historiques), la solution a été déployée dans deux nouvelles régions qui sont passées d’un système éxistant à un système réformé comprenant openIMIS. Au Cameroun, le programme a été déployé à plus petite échelle pour le programme BEPHA dans deux régions administratives en environ trois mois, du point de sélection de la solution à la formation et au déploiement. Au Népal, un délai d’environ sept mois a été prévu pour finaliser les aspefcts de conception du déploiement d’un nouveau programme national (et du logiciel) dans quelques districts, qui en réalité a été considérablement étiré en raison de changements politiques et de retards dans la mise en place de la structure d’accompagnement et du cadre politique.

 

Pour utiliser openIMIS de manière optimale, il est préférable de commencer par décrir les processus de votre régime, en particulier la manière dont les informations sont ou doivent être traitées. Les fonctionnalités du logiciel peuvent être personnalisées et les rôles des utilisateurs définis en fonction des procédures & services proposés de votre organisation, et conformément à vos politiques de gestions de prestations. Nous suggérons d’utiliser le modèle d’analyse de régime pour réfléchir à vos processus métier et à la pertinence d’openIMIS pour votre système.

Modifications réglementaires:

Dans le cadre du processus de mise en oeuvre et de planification, il est important de considérer que la mise en eovre d’openIMIS peut nécessiter certaines modifications réglementaires pour le traitement éléctronique des données. Cela pourrait avoir une implication sur la loi due le fiancement/l’assurance maladie ou sur toute base juridique du pays.

 

Il ne sera pas surprenant que la mise en oeuvre et l’exploitation d’openIMIS nécessiteront l’allocation de ressources adéquates. Les ressources néssesaires pour faire fonctionner openIMIS de manière optimale sont répertoriées dans la page nommée “Besoins en resources”, et pour votre commodité, nous avons également développé un outil d’estimation des coûts, qui peut être utiliser pour estimer comment ces ressources se traduisent en termes monétaires.

Une fois que votre organisation a pris la décision et s’est engagée à adopter openIMIS pour votre processus métier, il est utile de savoir sur quoi il faut travailler lors de l’installation et du déploiement de la pateforme. La boîte à outils d'évaluation rapide vous aidera à déterminer votre étât d’avancement et les lacunes que vous devrez encore combler avant de vous lancer dans le chanegement de système.

4. Comment installer et maintenir le logiciel (IT)

La plateforme openIMIS peut être installée dans sa version web et mobile. La version 1, 'Legacy' ne sera bientôt plus prise en charge, et la nouvelle version 2 'Modular' est maintenant disponible

  • Version 1 ‘Legacy’

Legacy Web Application localisation (Anglais)

Installation demo : Session 1 - openIMIS Legacy Web Application, Session 2 - openIMIS Legacy Web Application Localization

 

  • Version 2 ‘Modular’

Modular Web Application and Services localisation (Anglais - A finaliser)

Videos de démonstration (A produire)

 

  • Version Mobile

Installation Mobile (Anglais)

Videos de démonstration (A produire)

 

  • Version web offline ???!! Not supported?

 

 

 

5. Configuration d’openIMIS

 

Le registre des produits d’assurance contient tous les produits d’assurance du régime d’assurance maladie. Il peut y avoir plusieurs produits d’assurance disponibles pour la distribution ou la vente dans un territoire, par exemple un produit de base et un ou plusieurs produits d’assurance complémentaire. Les produits d’assurance peuvent se situer aux différents niveaux. Par exemple, ce produit d’assurance de base peut être au niveau national alors que les produits d’assurance complémentaire peuvent être au niveau régional. L’administration du registre des produits d’assurance est limitée aux utilisateurs ayant le rôle système d’administrateur de régime ou ayant un rôle comprenant un accès à Administratiom/Products.

 

6. Formation des utilisateurs

Comme pour d’autres programmes de renforcement des capacités, il est préférable de commencer par l’identification du personnel qui joue un rôle clé dans l’installation et le déploiement openIMIS et d'évaluer leur niveau de capacité en matière de systèmes informatiques et technologie numérique. Cela vous permettra de personnaliser votre programme en fonction des besoins spécifiques de votre régime. En général nous considéerons que le programme a pour objectiv d’atteindre la compétence du personnel concerné dans l’utilisation de la plateforme openIMIS en vue d’intégrer le système aux processus de métiers standards. OpenIMIS a le potentiel d’apporter des gains d’efficacité significatifs dans vos processus métier et il est extrêmement important que le personnel clé soit conscient de ces gains et y investisse afin qu’ils participent à la conduite du changement.

Ceux qui mettent en oeuvre le changement numérique de votre système peuvent être divisés en trois catégories principales composées de gestionnaires, d’administrateurs et utilisateurs. Le programme de renforcement des capacités de votre organisation devra intégrer des objectifs d’apprentissage qui leur sont spécifiques, car le déploiement d’openIMIS dépendra fortement de leur connaissance et de leur application de la plateforme. Pour vous assurer que vos activités de formation produisent des résultats d’apprentissage pour votre personnel clé. nous suggérons que vos objectifs de renforcement des capacités spécifiques se réfèrent à leur compréhension pratique de la fonctionnalité de la plateforme et à leur capacité de naviguer et utiliser l’application avec facilité. Il est également important que votre programme atteigne les cométences techniques de votre personnel pour déployer et personnaliser openIMIS en fontion de vos processus métier.

Ensemble, dans le cadre de l’Initiative globale d’openIMIS, nous avons développé des modules de formation pour différents publics à tous les niveaux organisationnels. Nous avons compilé les modules de formation pour vous servir de menu parmi lesquels choisir en fonction de ce qui s’applique à votre niveau et de ce qui a été établi comme vos besoin de renforcement des capacités. Bien qu’un certain nombre de documents soient auto-instructifs, il est nécessaure de les personnaliser, en particulier lorsqu’il est temps d’installer et de déployer openIMIS. Cela signifie que la formation sur les opérations locales devraient être alignée à votre propre manuel d’utilisation openIMIS, que vous devrez développer spécifiquement pour votre régime.

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