Etapes de Faisabilité

OBJECTIF GÉNÉRAL

Evaluer la faisabilité de l'utilisation d’un système d’information ne nécessitant pas de licence (« open source » : openIMIS) dans la gestion des systèmes d’assurance afin de renforcer et de systématiser la gestion et le suivi de l'opérateur du régime.

 OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

1. Évaluer les besoins locaux et le processus en place, y compris l'analyse du projet et le développement d'une analyse détaillée des flux de travail, des rôles et des responsabilités ; et la compréhension des autres outils numériques existants utilisés.

2. Présenter openIMIS aux parties prenantes et démontrer les fonctionnalités, son adéquation et clarifier les questions pour démontrer la mise en œuvre possible d'openIMIS pour l’Organisation concernée.

3. Présenter openIMIS aux partenaires intéressés, sensibiliser et familiariser les différentes entités avec l'outil, sa valeur ajoutée et présenter l'approche globale.

4. Elaborer la feuille de route pour piloter la mise en place de l'outil en fonction des résultats de l'évaluation de la faisabilité.

METHODOLOGIE

1. Rédaction et validation des termes de référence de l'évaluation.

2. Planification du calendrier de l'étude

3. Finalisation du budget

4. Finalisation de la composition de l'équipe

5. Organisation de la logistique

6. Ajustement en conséquence du modèle et des outils de l'étude de faisabilité

7. Consultations avec l'Organisation chargée de la mise en œuvre pour la collecte de données de base et la mise au point de la méthodologie.

8. Mener l’étude de faisabilité (sur site / à distance):

• Collecte de données

  • à distance (y compris l'interaction avec les interlocuteurs techniques de l'équipe de mise en œuvre dans le pays)

  • sur site (si possible) : collecte de données complémentaires ; examen des rapports et des documents du projet.

• Echanges avec les différentes parties prenantes

  • Entretiens avec les partenaires responsables de l’Organisation devant décider de l’utilisation d’openIMIS

  • Entretiens avec les acteurs clés porteurs du projet d’openIMIS dans l’Organisation

  • Echanges avec les principaux intervenants dans la mise en œuvre d’openIMIS

  • Analyse des données et des opérations

  • Résumé des résultats de la collecte de données

  • Préparation des présentations (tableaux, diagrammes, graphiques) à faire aux principales parties prenantes

  • Présentation des principaux résultats

• Synthèse de la mission et rédaction du rapport provisoire

1. Transmission du rapport provisoire pour enrichissement (inputs)

2. Finalisation du rapport : révision en fonction du retour d'informations

3. Transmission du rapport final d'évaluation de la faisabilité

PORTÉE DE L'ÉVALUATION

1. Évaluer la situation de l'Organisation mettant en œuvre le système à informatiser

2. Comprendre la structure de l’Organisation et les différentes fonctions de ce système

3. Comprendre l'environnement juridique et institutionnel entourant la mise en œuvre de l'openIMIS.

4. Comprendre les principales procédures en vigueur au sein du système et les produits gérés

• Évaluer les principales procédures d'enregistrement, d'inscription, de transmission et de traitement des prestations facturées

• Évaluer les principales procédures de collecte des cotisations et de paiement des prestations

1. Évaluer le système d'information en usage au sein de l’Organisation

• Évaluer les capacités RH mais aussi infrastructurelles pour utiliser les technologies de l’information et de la Communication (TIC)

• Évaluer le niveau de performance du système d'information existant

• Examiner le flux de données actuels de bout en bout

• Identifier les lacunes qu’openIMIS peut combler (seul ou en complément avec les TIC existantes).

• Évaluer les acteurs techniques en présence (y compris, le cas échéant, les fournisseurs informatiques locaux identifiés) au regard des compétences requises pour mettre en œuvre openIMIS.

• Évaluer les besoins en équipements (ordinateurs, téléphones, serveurs), logiciels, licences (le cas échéant), etc. nécessaires à la mise en œuvre d’openIMIS.

1. Présenter l’application openIMIS disponible aux principales parties prenantes

2. Évaluer la compatibilité de l’application openIMIS au regard des besoins du régime d'assurance maladie en présence et identifier ses points forts, faiblesses, opportunités et menaces (SWOT) par rapport à la situation analysée.

3. Faire la cartographie de l'environnement institutionnel et estimer les coûts de mise en œuvre

4. Proposer le montage institutionnel de la future structure de mise en œuvre (organigramme, acteurs, procédures, rôles et responsabilités)

• Identifier et classer les futurs acteurs de mise en œuvre et les caractériser par leur rôle au sein du système : qui sera chargé de la collecte, de l'enregistrement et du contrôle des données, qui sera chargé de la maintenance ?

• Utiliser les contributions de l’Organisation, maîtresse d’ouvrage, pour finaliser le montage institutionnel de mise en œuvre et identifier les différents acteurs (y compris le fournisseur informatique, les fournisseurs de téléphonie mobile, les fournisseurs de plates-formes de paiement électronique (banques et entreprises technologiques, etc.)) et les éléments de coûts de fonctionnement (renforcement des capacités, équipement TIC, ressources humaines, etc.)

• Conformément à l'accord sur le montage institutionnel et l'approche de mise en œuvre, identifier les besoins non comblés par openIMIS afin de chercher des solutions spécifiques.

1. Estimer l’ensemble des coûts (pour la mise en place et les coûts de fonctionnement).

2. Identifier des étapes clés pour le déploiement d'openIMIS

3. Rédiger les conclusions de l'étude (y compris les recommandations sur la faisabilité de la mise en œuvre d'openIMIS et sa durabilité)

RAPPORT D'ÉVALUATION FINAL

1. Définir les étapes clés de la mise en œuvre

2. Présenter le tableau d'estimation des coûts de mise en place d'openIMIS

3. Présenter le tableau d'estimation des coûts de fonctionnement d'openIMIS