Bienvenue sur la page Starter Kit Toumai, qui contient des informations utiles, resources de formation et des outils pour commencer à utiliser et installer openIMIS dans votre pays. Nous avons compilé ces resources dans le but de fournir un guide complet pour une vue d’ensemble sur la mise en oeuvre et l’utilisation du logiciel, et comment l’adapter à votre contexte.
openIMIS est un application pour traiter les informations de financement de la santé. Le logiciel connecte les données des adhérents, des fournisseurs, et des payeurs pour la géstion des adhésions et des demandes de remboursement.
Ce guide est composé de cinq étapes clés:
Chaque étapes contient différentes resources pour s’approprier l’outil, savoir comment le mettre en oeuvre et soutenir les utilisateurs finaux.
Il est important de savoir que tout en fournissant des recommandations pour l’approche de mise en oeuvre, l’Inititiative Globale openIMIS ne met pas en oeuvre directement le logiciel. L’Initiative se concentre sur le développement et la maintenance du logiciel, la création de la communauté open source et la promotion d’openIMIS en tant qu’une option open source pour le financement de la santé dans les pays à faibles revenues. L’Initiaitve fournit gratuitement le logiciel, ainsi que des conseils et du matériel de renforcement des capacités sur le processus de mise en oeuvre. Elle ne fournit pas de soutien direct pour la définition des exigences au niveau des pas ou les coûts opérationnels liés à l’utilisation du système. Votre organisation devra investir ou trouver des partenaires pour faire progresser l’adoption d’openIMIS dans votre régime.
Bien qu'à l’heure actuelle, l’Initiative Globale offe une opportunité de financement pour soutenir les opérateurs de programme dans tout pays adoptant openIMIS via le “Catalytic Implementation Fund”. Si vous êtes éligible à ce soutien, l’Initiative entreprendra une évaluation de faisabilité pour analyser la manière dont openIMIS pourrait être mis en oeuvre dans votre contexte et fournira un rapport d'évaluation qui vous aidera, ainsi que le Fonds, à comprendre comment déployer openIMIS
1. Introduction générale à openIMIS
Lors de la mise en oeuvre d’openIMIS, il est important d’avoir une vue d’ensemble pour voir où la politique, les processus, la pratique et la technologie se rejoignent. Cette vue holistique vous permettre d'évaluer quels types de changements (politique, processus ou technologie) doit se produir à chaque niveau du processus de mise en oeuvre et comment ceux-ci s’influencent les uns les autres. Il est aussi important qu’au moin une personne de l'équipe de mise en oeuvre ait une très bonne compréhension de l’outil dès le début du processus pour pouvoir guider la mise en oeuvre d’une manière efficace et gérer les attentes, d’où l’utilité de se former en tant que point focal avec ce guide. Des décisions peuvent alors être prises sur l’approche de la mise en oeuvre d’openIMIS (conception et planification), ce qui aura un impact sur les exigences de personnalisation/configuration ainsi que sur les délais et le budget du projet.
Dans le contexte d’openIMIS, nous recommandons que la mise en oeuvre comprenne: la planification des ressources, l’analyse des procédures et les flux de travail, le déploiement du système openIMIS, la formation/renforcement des capacités et lagestion d'évantuels changement.
Pour une première introduction générale à openIMIS, nous recommandons, que vous consultez ces deux resources:
e-Learning Course “Introduction to openIMIS” (disponible en Anglais seulement pour l’instant)
Vidéos sur les fonctionnalités d’openIMIS (disponsible en Anglais seulement pour la version historique pour l’instant)
2. Comment utiliser le logiciel
Une fois que la phase d’introduction est accomplie, le point focale a les notions de bases pour comprendre wen quoi consiste le logiciel et la communauté globale. La prochaine étape est de vraiment s’approprier l’outil et savoir comment l’utiliser. La méthode la plus efficace à ce stade c’est l’entraînement. Il faut passer du temps à tester les fonctionnalités, à entrer des familles, à créer des prestationas, de faire le processus de vérification, de générer des rapports et vérifier les résultats etc. Pour se faire, le démo server a un accès ouvert au public pour tester le système. Vous êtes libre de faire des ajouts ou modifications à la base de données existantes, qui sera restauré à son état d’oirigne à la fin de chaque semaine. Il y a même un script à suivre pour le serveur démo qui décrit en détail toutes les étapes pour s’entraîner. Le manuel utilisateur est aussi important pour s’approprer l’outil. Il décrit en détail chaque champs et bouton qui se trouve dans openIMIS. Il est aussi accessible directement depuis l’instance openIMIS en haut de page, en cliquant sur le symbol “?”.
3. Mise en oeuvre d’openIMIS
Nous avons fourni des étapes de mise en place d’openIMIS pour donner plus d’information sur comment déployer le logiciel dans un pays. Les étapes de mise en oeuvre font partie d’une approche idéale que nous proposons. Certaines étapes peuvent être entrprise en parallèle, mais idéalement, les étapes d'évaluation, de planification, d’adaptation, de pilot et de mise à l'échelle doivent être entreprises dans l’orde indiqué.
Les étapes vont au-delà de la simple personnalisation et mise en oeuvre du logiciel openIMIS. Elles concernent également d’autres facteurs qui ont un impact sur le calendrier de mise en place, avant l'introduction du logiciel. Ces facteurs incluent, mais ne sont pas limités à:
L'échelle du déploiement (communautés, villages, régions, pays)
Le nombre d’acteurs impliqués dans la mise en oeuvre
La mise en place de poliques appropriées et du régime (l'entité légale d’assurance par exemple)
Raisons politiques
Questions d’approvisionnement
Il est donc difficile de proposer un délai idéal fixe pour le déploiement du logiciel.
Examples de délais et de facteurs de déploiement
En Tanzanie, le système à été intriduit dans une résion (sept districts) par étapes à partir de 2012, puis mis à l'échelle au cours de l’année 2013. Le régime d’assurance continue d'évoluer avec l’inclusion de nouveaux modules développés conduisant à une itération continue des étapes de mise en oeuvre. En 2016, dans un délai d’environ quatre à six mois (y comrpis la saisie des données historiques), la solution a été déployée dans deux nouvelles régions qui sont passées d’un système éxistant à un système réformé comprenant openIMIS. Au Cameroun, le programme a été déployé à plus petite échelle pour le programme BEPHA dans deux régions administratives en environ trois mois, du point de sélection de la solution à la formation et au déploiement. Au Népal, un délai d’environ sept mois a été prévu pour finaliser les aspefcts de conception du déploiement d’un nouveau programme national (et du logiciel) dans quelques districts, qui en réalité a été considérablement étiré en raison de changements politiques et de retards dans la mise en place de la structure d’accompagnement et du cadre politique.