OpenIMIS: Qu’est-ce que c’est?
Un logiciel libre de gestion de la protection sociale, tout particulièrement de l’assurance-maladie. OpenIMIS a été développé à l’origine pour faciliter l’administration des régimes d’assurance santé pour les personnes du secteur informel dans les pays à faibles revenus ou revenus intermédiaires. Il a par la suite connu des évolutions lui permettant d'être utilisé aussi dans la gestion des régimes d’assurance maladie axés sur le secteur formel.
OpenIMIS est un logiciel qui aide les opérateurs de régimes d’assurance santé à relever les défis liés à l’efficacité dans la gestion. Conçu en tenant comptes des normes d’interopérabilité, openIMIS est un outil standardisé et adaptable, capable de gérer des flux d’informations liées aux processus d’assurance maladie.
openIMIS c’est également une communauté. Autour de lui, s’est créé une communauté d’utilisateurs, de partenaires de développement, de gestionnaires d’assurance maladie, de développeurs de logiciels et d’institutions universitaires ; avec pour objectif commun d’améliorer les opérations de financement de la santé. La communauté francophone qui vise la promotion du logiciel et des technologies de santé, se réunit toutes les deux semaines pour des sessions d’apprentissage commun, d’échanges croisés et de valorisation du savoir - faire acquis par l’utilisation de cet outil.
Processus openIMIS
Gestion des bénéficiaires et des cotisations
openIMIS assure la gestion des personnes et/ou des familles pouvant bénéficier d’une protection sociale au niveau de l’accès à la santé. De l’inscription des membres au renouvellement de la couverture à intervalles désignés, en passant par la mise à jour des dossiers des bénéficiaires, le logiciel peut regrouper les membres d’une même famille au sein d’une même police d'assurance. De même, dans le secteur formel, les salariés d’une même structure peuvent bénéficier d’une même police d’assurance.
Les données concernant l’inscription et le renouvellement, y compris les photos des bénéficiaires, peuvent être collectées et transmises à l’aide d’une application mobile. Les cartes d’adhésion des bénéficiaires sont reliées au compte bénéficiaire sur openIMIS par un code barres unique.
Les cotisations sont perçues et ensuite enregistrées dans openIMIS. Le bénéficiaire reçoit un reçu de paiement et le suivi de la date à laquelle les prestations en faveur des bénéficiaires vont démarrer. La gestion des cotisations avec openIMIS est personnalisée ; le logiciel permet d’enregistrer une cotisation, et met à jour l’état de la police d’assurance en conséquence.
2. Gestion des prestations aux bénéficiaires dans les formations sanitaires
Les bénéficiaires d’une assurance-maladie concluent un accord avec une structure d’assurance maladie, le tiers -payant, afin de réduire l’impact du coût des frais médicaux. La police d’assurance qui matérialise ce contrat, permet au bénéficiaire d’avoir accès à des soins de santé à des couts réduits ou gratuitement.
Muni de sa carte d’adhérent à une police d’assurance - santé, un bénéficiaire d'une assurance-maladie peut se faire consulter, recevoir un traitement ou faire des examens de laboratoire ou autres. Les services ainsi que le traitement dont il bénéficiera seront remboursés partiellement ou en totalité par l’assureur. Le gestionnaire des remboursements va enregistrer dans openIMIS, la consultation faite, les actes effectués et les médicaments fournis au patient,; ce qui constituera un dossier de demande de remboursement qui sera transmis à l’assureur pour paiement.
3. Gestion des remboursements
Les demandes de remboursement se font par formations sanitaires à l’assureur. Elles sont transmises électroniquement aux tiers payants, gérant les régimes d’assurance santé, pour examen et remboursement. Les demandes peuvent être acceptées ou rejetées en fonction de critères prédéfinis (p. ex. service de prestation réclamé pour les bénéficiaires masculins alors que la prestation ne peut être que féminine. Exemple: accouchement).
openIMIS permet également de vérifier certaines demandes qui peuvent passer à travers les filtres de ces contrôles automatisés grâce à son module d’intelligence artificielle qui permet de traiter rapidement plus de volume de données et d’accélérer considérablement le processus de vérification des demandes.
4.Suivi-évaluation et reporting
openIMIS permet de générer des données nécessaires au suivi et à l’analyse de l’activité menée: nombre de bénéficiaires, montant des cotisations, nombre de prestations, montant des prestations facturées, taux d’utilisation des services etc. Par ce biais, openIMIS est un puissant outil d’aide à la décision.
Avantages d’openIMIS
Un Logiciel open source
OpenIMIS est un logiciel libre et gratuit : Le code source d'openIMIS est accessible au public, qui peut le modifier ou l’adapter selon ses besoins et sans avoir à payer une licence d’utilisation. Toutefois, cette utilisation entraine des couts liés à la mise en place d’un serveur.
2. La numérisation des documents
La numérisation des documents est l’un des nombreux avantages d’openIMIS. Une bonne gestion d’une assurance-santé s’appuie sur un stockage et un partage de documents valides et rationalisés. Cette gestion est souvent associée à une énorme quantité de papier; avec openIMIS, les informations sur les assurés sont numérisées, stockées sur le serveur et sont accessibles à distance.
3. L’optimisation des performances et la transparence de la gestion
openImis permet d’optimiser les performances et la transparence des processus : la traçabilité et le contrôle des informations sur les soins de santé et les intrants médicaux fournis par une formation sanitaire. Grâce aux rôles spécifiques qui peuvent être affectés à différents utilisateurs du logiciel, il est possible de fragmenter le flux d’informations afin de donner uniquement l'accès à chaque utilisateur aux informations qui lui sont destinées, tout en permettant une vue complète du processus au gestionnaire central d'openIMIS.
Limites à l’utilisation d’openIMIS
Access à internet et à l'électricité
L’accès à internet est vital pour l’utilisation d’openIMIS. Si une version hors-ligne du logiciel permet de synchroniser les informations avec le serveur lorsqu’un accès à internet est disponible, cela reste un défi majeur dans la gestion des remboursements pour des zones éloignées, dépourvues d’une connexion internet. Afin de pallier à cette difficulté, certains acteurs de mise en œuvre on opté pour l’utilisation de la version mobile d’openIMIS, qui permet :
D’enregistrer de nouveaux assurés
D’accéder aux informations sur l’assurée et de gérer sa police d’assurance.
Et de soumettre des demandes de remboursement
La version mobile d’openIMIS installée dans une tablette, est plus facile à transporter afin de rejoindre une zone couverte par internet ; et avec des chargeurs de batteries les difficultés liées à l’accès à l’électricité se trouvent atténuées également.
Les téléphones androïdes se sont révélés également être des adjuvants utiles d’openIMIS dans les zones dépourvues d’internet: par ce canal et un QR (quick response) code, l’on arrive à enregistrer de nouveaux adhérents en milieu rural reculé.
2. Maitrise du logiciel
Une communication compréhensible et claire est essentielle entre les assurés et le personnel de santé, mais également entre le personnel de santé et openIMIS. Il n’est pas rare que des utilisateurs d’openIMIS soient confrontés à des difficultés dans la compréhension de certains termes et l’utilisation de certaines fonctionnalités. Cette difficulté est facilement surmontée par la mise à, disposition de manuels d'utilisateurs mais également d’un support technique, la foire aux questions (frequent asked questions) du WIKI, capable de répondre aux interrogation des utilisateurs, qu’elles soient liées à l’explication d’un mot ou d’une fonction d 'openIMIS.