La réunion de la communaute Toumai du 21 septembre, faisait suite à celle du 07 septembre 2021 qui s’était penchée sur les expériences d’utilisation d’openIMIS dans les programmes de Mauritanie et HIV Users Fees Elimination au Camerounpour certains de ses membres.
Lors de cette précédente réunion, les participants avaient émis le souhait d’approfondir le sujet en proposant des questions pratiques auxquelles les membres de la Communauté devaient apporter des éléments de réponses.
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La législation du pays doit permettre d’utiliser les applications open Sources et d’avoir la possibilité (surtout durant la phase de mise en place) d’héberger les données sur des serveurs sécurisés mais pouvant être localisé à l’étranger.
La question de l’hébergement des données est donc à aborder dès le départ
Un besoin réel en système d’information de gestion. OpenIMIS doit venir répondre à un besoin réel pour qu’il y ait une motivation de la Direction et du personnel pour consentir les efforts nécessaires à la mise en place de l’application.
Un manuel de procédures (cahier des charges) complet et à jour pour gérer le produit d’assurance maladie, avec les rôles des différents intervenants bien identifiés. Sans un bon manuel, openImis openIMIS ne serait pas bien configuré, ni bien utilisé.
Les ressources humaines devant utiliser l’application : dans la structure utilisatrice il doit y avoir des personnes capables d’utiliser l’outil informatique. En effet, après formation, dans la structure utilisatrice, il y aura nécessité d’avoir au moins un administrateur de l’application gérant les accès et un préposé aux opérations capable de rentrer les données dans openIMIS. Une situation rencontrée ici et là dans les programmes ou formations sanitaires est à éviter : celle avec une seule personne sachant utiliser openIMIS ; car en cas d’indisponibilité de cette personne la structure se retrouve en arrêt provisoire ou définitive quant à l’utilisation d’openImis.
L’équipement de base : un ordinateur consacré au(x) logiciel (s) de gestion dont openIMIS. Dans la mesure du possible, il faudrait que :
Il y ait possibilité d’enregistrer en continu les opérations d’openIMIS. Pour ce faire, avoir un équipement dédié est recommandé. Il se trouve que la structure utilise aussi d’autres logiciels (comme DHIS2, EMR, Sage etc.)
L’équipement utilisé pour des tâches administratives (courrier, gestion des intrants etc.) soit distinct de celui utilisé en continu pour la gestion technique des opérations (enregistrement des opérations liées aux prestations d’assurance maladie, génération d’indicateurs de santé publique et/ou de suivi-évaluation etc.)
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2. Quelles sont les responsabilités attendues des différents acteurs dans la mise en œuvre d'openIMIS ?
Gouvernement : la législation sur les applications openSource, l’hébergement des données, l’affectation des ressources humaines (dans le cas de structures publiques utilisatrices d’openIMIS), l’interopérabilité avec les autres applications adoptées au niveau national, la fourniture des infrastructures (ordinateurs, électricité, internet)
Programme de mise en œuvre de la couverture santé/assurance : les ressources humaines avec des compétences nécessaires dans la mise en œuvre d’openIMIS afin d’appuyer/accompagner les utilisateurs. Pour ce faire, une équipe de 4 personnes est recommandée : un IT, un gestionnaire du risque (profil assureur, financement de la santé), un médecin-conseil, un responsable de suivi-évaluation (profil statisticien). Dans un souci d’efficience, l’équipe doit accompagner beaucoup d’utilisateurs d’OpenIMIS (Une ou plusieurs Régions Sanitaires) : volume minimum d’activités.
Structure de fourniture de services/établissements de santé : les ressources humaines utilisatrices d’openIMIS (au moins 2 personnes par FOSA), infrastructures nécessaires (ordinateur, smartphones, électricité, internet), motivation du personnel dédié.
Partenaire technique et financier : veille sur la qualité de la réponse apportée par openIMIS aux besoins de la structure appuyée ; financement des coûts en équipements, formation, hébergement et frais de fonctionnement.
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3. Quels sont les principaux acteurs à prendre en compte lors de l'élaboration d'un SOP et de la définition des processus opérationnels / flux de processus pour un scénario de mise en œuvre d'openIMIS? Quels sont les rôles possibles identifiés pour ces acteurs dans une mise en œuvre d'openIMIS ?
3.1 Pour les processus opérationnels, il faut être précis sur :
Les caractéristiques du produit : garanties couvertes, prix, modes d’adhésion, modalités de cotisation, prestations, Co paiement, tarification et facturation, outils de gestion utilisés
Les formations sanitaires impliquées dans la gestion du produit
Les gestionnaires du produit
3.2 En cascades l’on peut identifier les acteurs qui suivent :
3.2.1 Tiers – Payant
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Le système de collecte des données, puis d’impression des cartes sur base de ces informations et la remise des cartes aux bénéficiaires (expérience du Tchad) est fiable aussi mais est long car il ajoute un délai de production et d’acheminement des cartes aux bénéficiaires.Pour le moment l’expérience tanzanienne peut inspirer : c’est fiable et ce n’est pas cher.
Un imprimeur sort des cartes sécurisées par des QR Codes. Un lot de cartes est donné à la FOSA. La FOSA fournit un certain nombre de cartes à l’agent d’enrôlement qui peut identifier sur place /terrain le bénéficiaire, recueillir les informations le concernant (qu’il télécharge sur openIMIS avec possibilité d’authentification plus tard par les FOSA lors de l’accès aux prestations) et remet la carte d’adhérent sur place. Cette solution exige des agents d’enrôlement honnêtes et professionnels.
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3. Quel est le processus de génération du QR code pour :
L’affiliation : Utiliser le code généré par l’imprimeur, déjà présent sur la carte.
Le recouvrement et cotisation : le système des QR codes n’intervient pas à ce niveau ; voir procédures et outils en usage dans le Programme.
L’impression des cartes de membres : recommandé que ce soit au niveau de l’imprimeur.
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