Session 8 & 9- Partage d'experience entre membres

La réunion de la communaute Toumai du 21 septembre, faisait suite à celle du 07 septembre 2021 qui s’était penchée sur les expériences d’utilisation d’openIMIS pour certains de ses membres.

Lors de cette précédente réunion, les participants avaient émis le souhait d’approfondir le sujet en proposant des questions pratiques auxquelles les membres de la Communauté devaient apporter des éléments de réponses.

Une introduction sous forme de powerpoint faite par le facilitateur (Jean Brice TETKA) a permis de regrouper les questions autour de ensembles repris ci-après.

A.      Planification – Mise en œuvre – Suivi et évaluation d’une implémentation openIMIS

1. Au cours d'une étude de faisabilité et de planification de la mise en œuvre d'openIMIS, quels sont les facteurs/indicateurs à prendre en compte pour déterminer un bon scénario de mise en œuvre réussie d'openIMIS ?

Les participants ont retenu les éléments suivants comme facteurs déterminants dans la mise en œuvre réussie d’openImis:

• La législation du pays doit permettre d’utiliser les applications open Sources et d’avoir la possibilité (surtout durant la phase de mise en place) d’héberger les données sur des serveurs sécurisés mais pouvant être localisé à l’étranger.

• La question de l’hébergement des données est donc à aborder dès le départ

• Un besoin réel en système d’information de gestion. OpenIMIS doit venir répondre à un besoin réel pour qu’il y ait une motivation de la Direction et du personnel pour consentir les efforts nécessaires à la mise en place de l’application.

• Un manuel de procédures (cahier des charges) complet et à jour pour gérer le produit d’assurance maladie, avec les rôles des différents intervenants bien identifiés. Sans un bon manuel, openIMIS ne serait pas bien configuré, ni bien utilisé.

• Les ressources humaines devant utiliser l’application : dans la structure utilisatrice il doit y avoir des personnes capables d’utiliser l’outil informatique. En effet, après formation, dans la structure utilisatrice, il y aura nécessité d’avoir   au moins un administrateur de l’application gérant les accès et un préposé aux opérations capable de rentrer les données dans openIMIS. Une situation rencontrée ici et là dans les programmes ou formations sanitaires est à éviter : celle avec une seule personne sachant utiliser openIMIS ; car en cas d’indisponibilité de cette personne la structure se retrouve en arrêt provisoire ou définitive quant à l’utilisation d’openImis.

• L’équipement de base : un ordinateur consacré au(x) logiciel (s) de gestion dont openIMIS. Dans la mesure du possible, il faudrait que :

  • Il y ait possibilité d’enregistrer en continu les opérations d’openIMIS. Pour ce faire, avoir un équipement dédié est recommandé. Il se trouve que la structure utilise aussi d’autres logiciels (comme DHIS2, EMR, Sage etc.)

  • L’équipement utilisé pour des tâches administratives (courrier, gestion des intrants etc.) soit distinct de celui utilisé en continu pour la gestion technique des opérations (enregistrement des opérations liées aux prestations d’assurance maladie, génération d’indicateurs de santé publique et/ou de suivi-évaluation etc.)

Les équipements requis sont des ordinateurs fixes, les ordinateurs portables, les tablettes ou smartphones pour les opérations hors lignes. L’attention a été attirée sur la qualité de ces dernières qui doivent répondre à des spécifications techniques bien précises.

• Une source d’alimentation en énergie électrique

• Une connexion internet : puisque openImis est gérée en ligne, c’est nécessaire que l’on puisse enregistrer les opérations directement en ligne ou télécharger régulièrement celles qui auront été enregistrées hors ligne.

• La couverture de la FOSA par le réseau téléphonique s’est aussi révélée un adjuvant utile dans l’utilisation d’openIMIS. Des groupes whatsapp se sont constitués et permettent aux utilisateurs d’échanger entre eux les informations ; surtout en cas de blocage.

• La disponibilité d’un budget de fonctionnement de la structure utilisant openIMIS. La meilleure situation est d’avoir une structure avec un budget de fonctionnement garanti pour trois ans. Ainsi la structure a le temps de former le personnel utilisateur, de déployer l’application et en mesurer les effets.

Dans la mesure du possible, ce budget pourrait permettre de verser une prime de motivation des utilisateurs de l’application ; surtout dans les débuts avant que les gains d’efficience ne soient visibles/palpables.

2. Quelles sont les responsabilités attendues des différents acteurs dans la mise en œuvre d'openIMIS ?

Gouvernement : la législation sur les applications openSource, l’hébergement des données, l’affectation des ressources humaines (dans le cas de structures publiques utilisatrices d’openIMIS), l’interopérabilité avec les autres applications adoptées au niveau national, la fourniture des infrastructures (ordinateurs, électricité, internet)

Programme de mise en œuvre de la couverture santé/assurance : les ressources humaines avec des compétences nécessaires dans la mise en œuvre d’openIMIS afin d’appuyer/accompagner les utilisateurs. Pour ce faire, une équipe de 4 personnes est recommandée : un IT, un gestionnaire du risque (profil assureur, financement de la santé), un médecin-conseil, un responsable de suivi-évaluation (profil statisticien). Dans un souci d’efficience, l’équipe doit accompagner beaucoup d’utilisateurs d’OpenIMIS (Une ou plusieurs Régions Sanitaires) : volume minimum d’activités.

Structure de fourniture de services/établissements de santé : les ressources humaines utilisatrices d’openIMIS (au moins 2 personnes par FOSA), infrastructures nécessaires (ordinateur, smartphones, électricité, internet), motivation du personnel dédié.

Partenaire technique et financier : veille sur la qualité de la réponse apportée par openIMIS aux besoins de la structure appuyée ; financement des coûts en équipements, formation, hébergement et frais de fonctionnement.

3. Quels sont les principaux acteurs à prendre en compte lors de l'élaboration d'un SOP et de la définition des processus opérationnels / flux de processus pour un scénario de mise en œuvre d'openIMIS? Quels sont les rôles possibles identifiés pour ces acteurs dans une mise en œuvre d'openIMIS ?

3.1 Pour les processus opérationnels, il faut être précis sur :

• Les caractéristiques du produit : garanties couvertes, prix, modes d’adhésion, modalités de cotisation, prestations, Co paiement, tarification et facturation, outils de gestion utilisés

• Les formations sanitaires impliquées dans la gestion du produit

• Les gestionnaires du produit

3.2 En cascades l’on peut identifier les acteurs qui suivent :

3.2.1 Tiers – Payant 

• Responsable du projet d’informatisation dans la structure (qui peut être différent du patron de la structure).

• Administrateur de l’application (IT, si possible)

• Médecin – conseil

• Gestionnaire du risque et chargé du contrôle de la qualité des données

• Responsable suivi-évaluation

• Responsable Administratif et Financier (paiement des FOSA)

Le gestionnaire du risque et le responsable de suivi – évaluation peuvent être cumulés si le budget ne permet pas de financer les deux postes.

3.2.2 Niveau FOSA 

• Contrôleur des données

• Préposé aux données

• Agents d’enrôlement

B.      Expertise technique disponible

1. Quel accompagnement à travers les leçons apprises pour permettre une appropriation et une utilisation optimale du logiciel OpenIMIS ?

La formation initiale approfondie est un préalable à la bonne utilisation d’openIMIS : réunir les conditions nécessaires pour la bonne réussite de cette formation (qualité des intervenants, horaires non surchargés, pédagogie des adultes, groupes gérables, infrastructures adéquates, supports pédagogiques appropriés etc.)

Il faut mettre en place un cahier de suivi de l’utilisation de l’application où sont notées les difficultés rencontrées et les solutions identifiées/ reçues.

Il est nécessaire d’avoir des « rituels » : des jours connus à l’avance dans la semaine ou le mois pour échanger entre FOSA et équipe d’appui (Tiers- Payant).

C’est utile d’organiser des sessions de recyclages par la structure d’appui (tiers payant).

Mettre en place des groupes de communautés des pratiques à l’aide de Facebook, WhatsApp : les utilisateurs échangent sur les pratiques.

2. Quel système de production de carte préconisez-vous ?

Les cartes électroniques avec puces sont les plus fiables mais chères.

Le système de collecte des données, puis d’impression des cartes sur base de ces informations et la remise des cartes aux bénéficiaires est fiable aussi mais est long car il ajoute un délai de production et d’acheminement des cartes aux bénéficiaires.

Un imprimeur sort des cartes sécurisées par des QR Codes. Un lot de cartes est donné à la FOSA. La FOSA fournit un certain nombre de cartes à l’agent d’enrôlement qui peut identifier sur place /terrain le bénéficiaire, recueillir les informations le concernant (qu’il télécharge sur openIMIS avec possibilité d’authentification plus tard par les FOSA lors de l’accès aux prestations) et remet la carte d’adhérent sur place. Cette solution exige des agents d’enrôlement honnêtes et professionnels.

3. Le tiers payant entraine une charge de travail supplémentaire pour les structures sanitaires, comment favoriser leur engagement et le changement de leur méthode de travail?

Le premier motif de satisfaction des utilisateurs doit être le gain en efficience. Il faut que la direction et le personnel voient l’avantage d’utiliser openIMIS. C’est le premier motif de motivation.

Quand l’Organisation le peut, des mesures incitatives peuvent accompagner l’engagement des utilisateurs envers ce nouvel outil exigeant en termes de temps et de savoir-faire.

4. Quelles modalités possibles pour interconnecter avec le système d'information d'une structure sanitaire?

Il est prévu qu’openIMIS soit interopérable avec DHIS 2. Mais l’on recommande d’adopter une démarche progressive en commençant pas la maîtrise d’openIMIS.

Les autres cas d’interopérabilité sont à étudier au cas par cas…

C.      Ressources matérielles – cartes des membres

1. Quel modèle avez-vous choisi pour générer des identifiants uniques de membres de l'assurance maladie ?

Pour le moment c’est la combinaison d’un numéro attribué manuellement et un QR code.

Une nouvelle fonctionnalité pouvant générer un identifiant unique est à l’étude au niveau des évolutions d’openIMIS

2. Quelle solution avez-vous adopté pour la production de cartes de membres ?

Voir Question B2 plus haut.

3. Quel est le processus de génération du QR code pour :

L’affiliation : Utiliser le code généré par l’imprimeur, déjà présent sur la carte.

Le recouvrement et cotisation : le système des QR codes n’intervient pas à ce niveau ; voir procédures et outils en usage dans le Programme.

L’impression des cartes de membres : recommandé que ce soit au niveau de l’imprimeur.