La fonction adhésion sur Policies Release (mode d'emploi)
La fonction Adhésion, disponible uniquement dans l'application Policies Release, est accessible depuis le menu principal en cliquant sur l'élément Adhésion.
Elle permet d'enregistrer de nouvelles familles, assurés, polices et contributions, ainsi que de modifier les données des familles et assurés préalablement téléchargées depuis l'interface web d'openIMIS.
Pour y accéder, lancez l'application Policies Release depuis l'écran du téléphone, connectez-vous avec des identifiants valides, puis sélectionnez Adhésion dans le menu principal.
 Img: 1.1 Logo Policies Release vue du mobile.
| Img: 1.2 Menu principal Policies Release
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1-Ajout d’une nouvelle famille
Pour ajouter une nouvelle famille, cliquez sur l'icône Ajouter (+). Le formulaire de création d'une famille s'affiche.
Img: 1.3 Page d’ajout d’une famille
| Img: 1.4 Formulaire d’ajout d’une famille-1
| Img: 1.5 Formulaire d’ajout d’une famille-2
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Img: Formulaire d’ajout d’une famille
Les champs suivants sont disponibles :
Région: Région de résidence de la nouvelle famille/groupe. Ce champ est initialisé avec la région d'activité de l'agent d'enrollment, conformément au registre des agents d'enrollment dans openIMIS web. Obligatoire.
District: District de résidence de la nouvelle famille/groupe. Ce champ est initialisé avec le district d'activité de l'agent d'enrollment, conformément au registre des agents d'enrollment dans openIMIS web. Obligatoire.
Commune: Commune de résidence de la nouvelle famille/groupe. Ce champ est initialisé avec la commune d'activité de l'agent d'enrollment, conformément au registre des agents d'enrollment dans openIMIS web. Si l'agent d'enrollment est actif dans plusieurs communes du district, la liste déroulante associée est mise à jour en conséquence. Obligatoire.
Village: Village de résidence de la nouvelle famille/groupe. Ce champ est initialisé avec le village d'activité de l'agent d'enrollment, conformément au registre des agents d'enrollment dans openIMIS web. Si l'agent d'enrollment est actif dans plusieurs villages de la commune, la liste déroulante associée est mise à jour en conséquence. Obligatoire.
Statut de pauvreté: Sélectionnez l'une des options proposées dans la liste déroulante. Optionnel.
Type de confirmation: Sélectionnez le type de document de confirmation dans la liste déroulante. Optionnel.
N° de confirmation: Saisissez l'identifiant du document de confirmation. Optionnel.
Type de groupe: Sélectionnez le type de groupe dans la liste déroulante. Optionnel.
Détails de l'adresse permanente: Saisissez les informations complémentaires relatives à l'adresse de résidence de la famille/groupe. Optionnel.
Approbation de SMS: Autorise OpenIMIS à envoyer les Sms aux familles/assurés
Langues de SMS: Choisir la langue dans laquelle l’assuré recevra ses SMS
Cliquez sur le bouton Suivant pour accéder à la page Ajout/Modification d'un assuré.
2-Ajouter un assuré
Après la création d'une famille, l'assuré peut être créé en cliquant sur le bouton SUIVANT et en remplissant le formulaire. Une fois tous les champs obligatoires renseignés, le bouton SAUVEGARDER s'active.
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Img 2.1 : Formulaire d’ajout d’un assuré
Les champs suivants sont disponibles :
Numéro d'assuré: Saisissez le numéro d'assuré du chef de famille/groupe ou obtenez-le en scannant un QR code via le bouton QR. Obligatoire.
Prénom(s) :Saisissez le ou les prénoms du chef de famille/groupe. Obligatoire.
Nom :Saisissez le nom du chef de famille/groupe. Obligatoire.
Zone photo :La photo du chef de famille/groupe précédemment acquise est insérée automatiquement si le numéro d'assuré correspond à celui saisi sur la page Acquisition. À défaut, appuyez sur la zone photo et sélectionnez une photo depuis le dossier de votre appareil. Une photo est obligatoire pour pouvoir synchroniser la famille/groupe avec openIMIS web. Obligatoire.
Date de naissance: Appuyez sur le champ et sélectionnez la date de naissance du chef de famille/groupe dans le sélecteur de date. Obligatoire.
Sexe Sélectionnez le sexe du chef de famille/groupe dans la liste déroulante. Obligatoire.
Situation matrimoniale: Sélectionnez la situation matrimoniale du chef de famille/groupe dans la liste déroulante. Optionnel.
Carte de bénéficiaire: Indiquez dans la liste déroulante si une carte de bénéficiaire a été remise au chef de famille/groupe. Optionnel.
Région actuelle : Région de résidence actuelle du chef de famille/groupe, si elle diffère de la résidence permanente. Optionnel.
District actuel : District de résidence actuelle du chef de famille/groupe, si il diffère de la résidence permanente. Optionnel.
Municipalité actuelle : Municipalité de résidence actuelle du chef de famille/groupe, si elle diffère de la résidence permanente. Optionnel.
Village actuel :Village de résidence actuelle du chef de famille/groupe, si il diffère de la résidence permanente. Optionnel.
Détails de l'adresse actuelle: Informations complémentaires sur la résidence actuelle du chef de famille/groupe, si elle diffère de la résidence permanente. Optionnel.
Profession: Sélectionnez la profession du chef de famille/groupe parmi les options proposées. Optionnel.
Niveau d'études: Sélectionnez le niveau d'études du chef de famille/groupe parmi les options proposées. Optionnel.
Numéro de téléphone: Saisissez le numéro de téléphone du chef de famille/groupe. Optionnel.
Email Saisissez l'adresse email du chef de famille/groupe. Optionnel.
Type de pièce d'identité: Sélectionnez le type de document d'identité du chef de famille/groupe parmi les options proposées. Optionnel.
Numéro de pièce d'identité: Saisissez le numéro du document d'identité du chef de famille/groupe. Optionnel.
Région du Point de Service Initial (PSI): Région du Point de Service Initial du chef de famille/groupe. Optionnel.
District du PSI: District du Point de Service Initial du chef de famille/groupe. Optionnel.
Niveau du PSI: Sélectionnez le niveau de la formation sanitaire servant de Point de Service Initial au chef de famille/groupe. Optionnel.
Point de Service Initial: Sélectionnez la formation sanitaire servant de Point de Service Initial au chef de famille/groupe. Optionnel.
Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les données du chef de famille/groupe dans l’application mobile. La page Famille et Assurés s'affiche après un enregistrement réussi.
Quatre options sont désormais disponibles :
Modifier ou supprimer le chef de famille/groupe.
Ajouter une nouvelle famille/groupe.
Ajouter un nouveau membre à la famille/groupe.
Assigner une nouvelle police à la famille/groupe.
3-Modification ou suppression d'une famille/groupe.
En cliquant sur l'icône ⋮ (trois points verticaux) associée au chef de famille/groupe dans la page Famille et Assurés, un menu s'affiche proposant les options de modification des données du chef de famille ou de suppression du chef de famille/groupe.
En sélectionnant l'option Supprimer, une boîte d'alerte s'affiche indiquant que le chef de famille/groupe ne peut pas être supprimé dans ce contexte. Cette action n'est possible que depuis la page Familles, où elle est interprétée comme la suppression de l'ensemble de la famille/groupe.
En sélectionnant l'option Modifier, la page Ajout/Modification d'un assuré s'affiche avec les données du chef de famille/groupe à modifier.
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Img 3.2: Formulaire de modification/ajout d’un assuré
Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les modifications apportées aux données du chef de famille/groupe dans la mémoire de l'appareil. La page Famille et Assurés s'affiche après un enregistrement réussi.
4-Ajout d'une nouvelle famille/groupe
En cliquant sur l'icône ☰ (trois barres horizontales) située dans le coin supérieur gauche de la page Famille et Assurés, le menu principal de l'application s'affiche. Sélectionnez Adhésion pour accéder à la page Familles.
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Img 4.1 : Formulaire d’ajout d’une nouvelle famille
En cliquant sur l'icône + dans la page Familles, la page Ajout d'une nouvelle famille s'affiche et permet d'enregistrer un nouveau chef de famille/groupe.
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Img 4.2 : Formulaire d’ajout d’un nouveau chef de famille
5-Ajout d'un nouveau membre à la famille/groupe
En cliquant sur l'icône + dans la page Famille et Assurés, la page Ajout/Modification d'un assuré s'affiche et permet d'enregistrer un nouveau membre de la famille/groupe.
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Img 5.1 : Formulaire d’ajout d’un nouveau membre de la famille
Les champs suivants sont disponibles :
Lien de parenté Sélectionnez le lien de parenté du membre avec le chef de famille/groupe parmi les options proposées. Obligatoire.
Numéro d'assuré Saisissez le numéro d'assuré du membre de la famille/groupe ou obtenez-le en scannant un QR code via le bouton QR. Obligatoire.
Prénom(s) Saisissez le ou les prénoms du membre de la famille/groupe. Obligatoire.
Nom Saisissez le nom du membre de la famille/groupe. Obligatoire.
Zone photo La photo du membre de la famille/groupe précédemment acquise est insérée automatiquement si le numéro d'assuré correspond à celui saisi sur la page Acquisition. À défaut, appuyez sur la zone photo et sélectionnez une photo depuis le dossier de votre appareil. Une photo est obligatoire pour pouvoir synchroniser la famille/groupe avec openIMIS web. Obligatoire.
Date de naissance Appuyez sur le champ et sélectionnez la date de naissance du membre de la famille/groupe dans le sélecteur de date. Obligatoire.
Sexe Sélectionnez le sexe du membre de la famille/groupe dans la liste déroulante. Obligatoire.
Situation matrimoniale Sélectionnez la situation matrimoniale du membre de la famille/groupe dans la liste déroulante. Optionnel.
Carte de bénéficiaire Indiquez dans la liste déroulante si une carte de bénéficiaire a été remise au membre de la famille/groupe. Optionnel.
Région actuelle Région de résidence actuelle du membre de la famille/groupe, si elle diffère de sa résidence permanente. Optionnel.
District actuel District de résidence actuelle du membre de la famille/groupe, si il diffère de sa résidence permanente. Optionnel.
Commune actuelle Commune de résidence actuelle du membre de la famille/groupe, si elle diffère de sa résidence permanente. Optionnel.
Village actuel Village de résidence actuelle du membre de la famille/groupe, si il diffère de sa résidence permanente. Optionnel.
Détails de l'adresse actuelle Informations complémentaires sur la résidence actuelle du membre de la famille/groupe, si elle diffère de sa résidence permanente. Optionnel.
Profession Sélectionnez la profession du membre de la famille/groupe parmi les options proposées. Optionnel.
Niveau d'études Sélectionnez le niveau d'études du membre de la famille/groupe parmi les options proposées. Optionnel.
Numéro de téléphone Saisissez le numéro de téléphone du membre de la famille/groupe. Optionnel.
Email Saisissez l'adresse email du membre de la famille/groupe. Optionnel.
Type de pièce d'identité Sélectionnez le type de document d'identité du membre de la famille/groupe parmi les options proposées. Optionnel.
Numéro de pièce d'identité Saisissez le numéro du document d'identité du membre de la famille/groupe. Optionnel.
Région du Point de Service Initial (PSI) Région du Point de Service Initial du membre de la famille/groupe. Optionnel.
District du PSI District du Point de Service Initial du membre de la famille/groupe. Optionnel.
Niveau du PSI Sélectionnez le niveau de la formation sanitaire servant de Point de Service Initial au membre de la famille/groupe. Optionnel.
Point de Service Initial Sélectionnez la formation sanitaire servant de Point de Service Initial au membre de la famille/groupe. Optionnel.
Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les données du membre de la famille/groupe dans la mémoire de l'appareil. La page Famille et Assurés s'affiche après un enregistrement réussi.
Trois options sont désormais disponibles :
a) Ajouter un nouveau membre à la famille/groupe — cliquez à nouveau sur l'icône + dans la page Famille et Assurés.
b) Modifier ou supprimer un membre — cliquez sur l'icône ⋮ (trois points verticaux) associée au membre concerné dans la page Famille et Assurés. Un menu s'affiche proposant les options de modification des données du membre ou de suppression du membre de la famille/groupe.
c) Assigner une nouvelle police à la famille/groupe.
6-Attribution d'une police
En cliquant sur le bouton Police, la page Famille et Polices s'affiche et permet d'assigner une nouvelle police à la famille/groupe.
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Img 6.1 :Formulaire d’attribution d’une police à une famille
Les champs suivants sont disponibles :
Date d'adhésion: Appuyez sur le champ et sélectionnez la date d'adhésion à la police dans le sélecteur de date. Obligatoire.
Produit: Sélectionnez le produit d'assurance souhaité pour la police parmi les options proposées. Obligatoire.
Date d'effet: Champ calculé en lecture seule. Indique la date de prise d'effet réelle de la police, en tenant compte des caractéristiques du produit d'assurance sélectionné et de la date de paiement de la contribution.
Date de début: Date de début présumée de la police, sans prise en compte de la date de paiement de la contribution. Champ calculé à partir de la date d'adhésion et du produit d'assurance sélectionné, modifiable si nécessaire. Obligatoire.
Date d'expiration: Date d'expiration présumée de la police, sans prise en compte de la date de paiement de la contribution. Champ calculé à partir de la date de début et du produit d'assurance sélectionné, modifiable si nécessaire. Obligatoire.
Statut de la police: Champ en lecture seule. Indique le statut de la police tel qu'assigné sur l'appareil. Le statut réel peut être modifié dans openIMIS web après synchronisation.
Valeur de la police: Champ en lecture seule. Indique la valeur calculée de la police devant être couverte par les contributions.
Contribution: Champ en lecture seule. Indique la valeur calculée des contributions déjà assignées.
Solde: Champ en lecture seule. Indique le solde calculé correspondant à la différence entre la valeur de la police et les contributions (Valeur de la police − Contribution).
Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les données de la police dans la mémoire de l'appareil. La page Famille et Polices s'affiche après un enregistrement réussi.
Trois options sont désormais disponibles :
a) Assigner une nouvelle police à la famille/groupe — cliquez sur l'icône + dans la page Famille et Polices pour afficher la page Ajout/Modification d'une police et procéder à l'assignation d'une nouvelle police.
b) Modifier ou supprimer la police.
c) Assigner une nouvelle contribution à la police.
7-Modification ou suppression d'une police
En cliquant sur l'icône ⋮ (trois points verticaux) associée à la police dans la page Famille et contrats, un menu s'affiche proposant les options de modification des données de la police ou de suppression de la police.
En sélectionnant Modifier, la page Ajout/Modification d'une police s'affiche et permet de modifier les données de la police.
En sélectionnant Supprimer, une boîte de confirmation s'affiche demandant de valider la suppression. La suppression d'une police entraîne également la suppression de toutes les contributions qui lui sont associées.
La page Famille et Polices s'affiche après une suppression réussie.
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Img 7.1 : Page et formulaire de modification et suppression d’une famille
8-Assignation d'une nouvelle contribution à la police
En cliquant sur l'icône ⋮ (trois points verticaux) associée à la police dans la page Famille et Polices, un menu s'affiche proposant les options de modification des données de la police, de suppression de la police et d'assignation d'une contribution (Paiement). Sélectionnez Paiement. La page Contribution s'affiche.
Cliquez sur l'icône + pour ajouter une nouvelle contribution. La page Ajout/Modification d'une contribution s'affiche avec les champs suivants :
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Img 8.1 : Formulaire de modification d’une contribution
Payeur Laissez ce champ vide ou sélectionnez l'un des payeurs proposés pour la contribution. Optionnel.
Catégorie de contribution Sélectionnez l'une des catégories proposées pour la contribution. Obligatoire.
Montant de la contribution Montant de la contribution. Si la catégorie Contribution et Autres est sélectionnée dans le champ Catégorie de contribution, ce champ est pré-rempli avec le montant restant à payer pour atteindre la valeur de la police. Obligatoire.
N° de reçu Identifiant du reçu émis pour la contribution payée. Obligatoire.
Date de paiement Appuyez sur le champ et sélectionnez la date de paiement de la contribution dans le sélecteur de date. Obligatoire.
Mode de paiement Sélectionnez l'un des modes de paiement proposés pour la contribution. Obligatoire.
Statut de la police Champ en lecture seule. Indique le statut de la police tel qu'assigné sur l'appareil. Le statut réel peut être modifié dans openIMIS web après synchronisation.
Valeur de la police Champ en lecture seule. Indique la valeur calculée de la police devant être couverte par les contributions.
Contribution Champ en lecture seule. Indique la valeur calculée des contributions déjà assignées.
Solde Champ en lecture seule. Indique le solde calculé correspondant à la différence entre la valeur de la police et les contributions (Valeur de la police − Contribution).
Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les données de la contribution dans la mémoire de l'appareil. La page Contribution s'affiche après un enregistrement réussi.
Trois options sont désormais disponibles :
a) Assigner une nouvelle contribution à la même police — cliquez sur l'icône + pour afficher la page Ajout/Modification d'une contribution et ajouter une nouvelle contribution.
b) Modifier ou supprimer la contribution.
c) Ajouter une nouvelle famille ou modifier les familles existantes.
9-Modification ou suppression d'une contribution
En cliquant sur l'icône ⋮ (trois points verticaux) associée à la contribution dans la page Contribution, un menu s'affiche proposant les options de modification des données de la contribution et de suppression de la contribution.
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Img 9.1 : Bouton d’action sur les contributions et formulaire de modification d’une contribution
En sélectionnant Modifier, la page Ajout/Modification d'une contribution s'affiche et permet de modifier les données de la contribution.
En sélectionnant Supprimer, la contribution est supprimée immédiatement sans demande de confirmation.
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Img 9.2 : Suppression d’une contribution