Griefs (mode d'emploi)

Le module de Griefs dans openIMIS permet aux utilisateurs d'enregistrer, de suivre et de gérer les plaintes ou les retours soumis par les participants au programme ou le grand public. Ce module contribue à garantir la transparence, la responsabilité et la réactivité dans la mise en œuvre des programmes.

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Img. Menu grief et ses sous menus

1. Consultation des Griefs

Éléments de l'interface :

• Filtres de recherche : Permettent de filtrer par :

  • Code (identifiant unique de la Griefs)

  • Titre

  • Statut (Reçu, En cours, Résolu, etc.)

  • Priorité (Haute, Moyenne, Basse, Aucune)

  • Catégorie

  • Individu associé (le cas échéant)

  • Historique (Afficher ou Masquer les cas résolus/supprimés)

Colonnes du tableau :

• Code : Identifiant unique généré automatiquement (ex. : GRS00000001)

• Titre : Brève description de la Griefs

• Déclarant : Affiche « Utilisateur anonyme » ou le nom de la personne déclarante

• Priorité : Indique le degré d'urgence de la Griefs

• Statut : État actuel de la Griefs (ex. : REÇU, EN COURS)

• Catégorie : Classifie le type de plainte

Actions :

• Modifier : Cliquez sur l'icône du crayon pour mettre à jour le statut, attribuer une catégorie ou modifier la priorité.

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  Img. Page liste des Griefs

2. Ajout d'une nouvelle Griefs

Étapes :

1. Cliquez sur le bouton + en bas à droite de l'écran.

2. Remplissez les champs obligatoires :

   • Titre (ex. : « Retard de paiement dans le District X »)

   • Déclarant : Saisissez le nom ou cochez comme anonyme

   • Priorité : Sélectionnez parmi Haute, Moyenne, Basse ou Aucune

   • Catégorie : Choisissez le type de Griefs approprié (ex. : Problème de paiement, Erreur d'exclusion)

   • Description : Récit détaillé facultatif du problème

3. Cliquez sur Enregistrer pour soumettre la Griefs.

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   Img. Formulaire d’ajout d’un grief.

3. Modification d'une Griefs

Seuls les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent modifier les Griefss.

Actions autorisées :

• Mettre à jour la priorité (ex. : de Moyenne à Haute)

• Modifier le statut (ex. : de REÇU à RÉSOLU)

• Ajouter des notes ou des détails supplémentaires

Remarques :

• Les changements de statut des Griefs doivent refléter les étapes d'investigation et de résolution.

• La réaffectation de catégorie contribue à l'exactitude des rapports et à l'analyse des tendances.

4. Filtrage et recherche des Griefs

Pour naviguer efficacement dans un grand volume de Griefs :

1. Utilisez n'importe quelle combinaison de filtres (statut, catégorie, individu, priorité).

2. Cliquez sur Rechercher pour appliquer les filtres.

3. Utilisez Réinitialiser les filtres pour effacer toutes les sélections et afficher à nouveau toutes les Griefs.

5. Conservation des données et historique

• Les Griefs supprimées ne sont pas effacées du système ; elles sont masquées par défaut.

• Cochez la case Afficher l'historique pour consulter les cas supprimés ou archivés.

6. Considérations supplémentaires

• Rôles des utilisateurs : L'accès pour consulter, modifier ou supprimer des Griefss est contrôlé via les autorisations.

• Piste d'audit : Toutes les modifications apportées à une Griefs sont enregistrées pour garantir la traçabilité.