Groupes d'executants des tâches (manuel d'utilisation)
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Dans openIMIS, les Groupes d'exécutants des tâches servent à organiser les utilisateurs en groupes responsables de valider et traiter les tâches générées par le système. C'est un mécanisme central du workflow d'approbation (logique « Maker-Checker »). Pour y accéder il suffit de cliquer sur le menu Administration puis sur le sous menu groupes d’exécutants des tâches.
Cliquer sur le sous menu groupes d’exécutants des tâches nous dirige vers la page liste des groupes d’exécutants des tâches.
Pré-requis pour être exécutant des tâches
Pour qu’un utilisateur puisse agir comme exécutant des tâches dans openIMIS (c’est‑à‑dire traiter et valider des tâches assignées à un groupe), deux conditions doivent être réunies :
Disposer d’un rôle avec les droits fonctionnels adéquats
L’utilisateur doit avoir un profil (rôle) qui lui donne l’autorisation d’effectuer l’action liée à la tâche, par exemple :
valider ou rejeter des mises à jour de bénéficiaires,
approuver ou rejeter des prestations,
valider des dépassements de limites de paiement, etc.
Ces droits sont configurés dans la Gestion des rôles :
Gestion des rôles (modes d'emploi)Remarque : même si un utilisateur est membre d’un groupe d’exécutants, il ne pourra pas traiter une tâche si son rôle ne lui donne pas les droits nécessaires sur le module ou l’action concernés.
Être membre d’un groupe d’exécutants des tâches
L’utilisateur doit être explicitement ajouté comme membre d’un groupe d’exécutants des tâches.
Les groupes sont créés et gérés par l’administrateur des tâches (Task Triage) ou par un administrateur système selon l’organisation locale.
Chaque groupe est associé à un certain type de tâches (par exemple, « Approbation mises à jour bénéficiaires », « Revue de prestations », etc.).
Dès qu’un utilisateur remplit ces deux conditions :
il voit les tâches assignées à son groupe,
il peut accepter, approuver ou rejeter ces tâches suivant la politique d’approbation du groupe (ANY, ALL, N).
Rôles des groupes d’exécutants des tâches
Concrètement, les groupes d’exécutants des tâches servent :
Validation des actions sensibles — Lorsqu'une action nécessite une approbation (mise à jour de données de bénéficiaires, révision de prestations, dépassement de limites de paiement, etc.), le système crée automatiquement une tâche qui est attribuée à un groupe d'exécutants pour validation.
Organisation des responsabilités — Un administrateur de tâches (Task Triage) crée des groupes d'utilisateurs et leur assigne des tâches selon leur domaine de compétence. Par exemple, un groupe peut être dédié à l'approbation des mises à jour de bénéficiaires, un autre aux révisions de prestations.
Politiques d'approbation configurables — Chaque groupe dispose d'une politique de résolution :
ANY : un seul membre du groupe suffit pour approuver
ALL : tous les membres doivent approuver
N : un nombre minimum de membres doivent approuver (seuil)
Flux de travail — Le processus suit ces étapes :
Le système déclenche une tâche (statut « Reçue »)
L'administrateur assigne la tâche à un groupe (ou l'assignation est automatique)
Les membres du groupe examinent et acceptent ou rejettent la tâche
Si acceptée, l'action correspondante est exécutée ; si rejetée, les modifications sont annulées
Les cas d'usage typiques incluent l'approbation de mises à jour de données, la revue d'échantillons de prestations, et le contrôle des paiements dépassant certaines limites.
Creation d’un groupes d’exécutants des tâches
Pour créer un groupe d’exécutants des tâches dans openIMIS, procéder comme suit :
Accéder au menu des groupes d’exécutants des tâches
Se connecter à openIMIS avec un compte disposant des droits d’administration des tâches.
Dans le menu principal, cliquer sur Administration.
Sélectionner le sous‑menu Groupes d’exécutants des tâches.
La liste des groupes d’exécutants déjà existants s’affiche.
Créer un nouveau groupe
Cliquer sur le bouton + Ajouter.
Le formulaire de création d’un groupe d’exécutants apparaît.
Renseigner les informations du groupe
Dans le formulaire, compléter au minimum les champs suivants :Code du groupe
Exécutants des tâches : ensembles d’utilisateurs qui vont faire partie du groupe
Type de tâches / Source des tâches
Sélectionner le type de tâches que ce groupe sera amené à traiter (mises à jour de bénéficiaires, révisions de prestations, validation de dépassements de paiement, etc.).
Politique d’approbation
Choisir la politique qui s’appliquera pour la résolution des tâches du groupe :
ANY : un seul membre du groupe doit approuver pour valider la tâche ;
ALL : tous les membres du groupe doivent approuver ;
N : au moins un nombre minimal de membres (seuil) doit approuver.
Si la politique N est choisie, renseigner le nombre minimal d’approbateurs requis.
Ajouter des membres au groupe
Dans le champ Exécutants des tâches du formulaire, rechercher les utilisateurs à ajouter (par nom, identifiant, etc.).
Sélectionner chaque utilisateur pour l’inclure dans le groupe.
Vérifier que tous les utilisateurs qui devront traiter ces tâches sont bien listés comme membres.
Rappel : chaque membre doit aussi disposer d’un rôle avec les droits fonctionnels adaptés pour pouvoir effectivement traiter les tâches (voir la section Pré‑requis et la page Gestion des rôles :
Gestion des rôles (modes d'emploi)
Enregistrer le groupe
Une fois tous les champs saisis et les membres ajoutés, cliquer sur Enregistrer.
Le nouveau groupe apparaît alors dans la liste des groupes d’exécutants des tâches.
À partir de ce moment, les tâches du type configuré peuvent être assignées à ce groupe, et ses membres pourront les voir et les traiter selon la politique d’approbation définie.
Modification d’un groupe d’exécutants des tâches
Pour modifier un groupe d’exécutants des tâches dans openIMIS, il faut :
Accéder au groupe
Menu Administration → Groupes d’exécutants des tâches
Dans la liste, rechercher par le code ou le statut de la police et sélectionner le groupe à modifier en double cliquant dessus.
Adapter la configuration du groupe
Mettre à jour au besoin :
le code du groupe,
le type / la source des tâches traitées,
la politique d’approbation (ANY, ALL ou N + seuil),
la liste des membres (exécutants des tâches) en ajoutant ou retirant des utilisateurs.
Enregistrer les changements
Cliquer sur Enregistrer pour valider les modifications.
La nouvelle configuration s’appliquera aux tâches (surtout aux nouvelles tâches) assignées à ce groupe.